Beyin Fırtınası Nasıl Yapılır?
Şirket dinamiklerine hakim olan kadro ile yeni fikirler
geliştirmek, ancak doğru yönetilen bir beyin fırtınası ile mümkündür. Beyin
fırtınası iyi uygulandığı takdirde, ilk akla gelen fikirlerin ardından daha az
belirgin fikirlerin ortaya çıkmasında etkili olur. Beyin fırtınası ilk kez 1953
yılında Alex Faickney Osborn'un Applied Imagination kitabıyla popüler hale
gelmiştir. 10 yıldan fazla zamandır uyguladığı bu tekniğin kurallarını Osborn
kitabında net bir çerçeveye oturtur. 4 temel prensip üzerinde durur Osborn: 1.
Önyargıdan arınmak; 2. Birçok fikir üretmek; 3. Sıradışı fikirleri desteklemek;
4. Fikirleri birleştirmek.
Beyin fırtınası aslında sıklıkla yanlış anlaşılan ve
uygulanan bir metot. Çoğumuz beyin fırtınasının normal bir konuşmadan farklı
bir süreç olduğunun farkına varmıyoruz. Birkaç insanı bir odaya topla ve geyik
muhabbeti başlasın, bu rahat ortamda akla gelen tüm fikirler ortaya atılsın. Bu
kadar basit değil. Beyin fırtınası oturumundan üretken fikirlerin çıkması için
önsezilerle tahmin edilmesi güç, doğal olmayan kurallara sadık kalmak
gerekebiliyor. Örneğin, katılımcıların önyargılarının önüne geçmeleri oldukça
zor. Biri bir fikir ortaya atıyor, size ne kadar saçma gelse de, sizin bu fikri
karalamamanız, 'aptalca, saçma, yok artık…' gibi yorumlarda bulunmamanız
gerekli. Bazen de oturumun ortasında bir fikir çıkar, size göre problemin
çözümü bulunmuş olur. O noktadan sonra bu konu üzerine düşünmek, fikir üretmeye
devam etmek konusunda isteksiz olabilirsiniz. Her iki ihtimalde de beyin
fırtınası toplantısına devam etmek esastır… kimi zaman uçuk kaçık fikirlere
açık olup, hayal gücünüzü esneterek ve kendi kendinize koyduğunuz
sınırlamalarınızı aşarak.
A'dan Z'ye 'Beyin Fırtınası'na Hazırlık
Tom Kelley'nin The Art of Innovation kitabında beyin
fırtınası oturumuna rehber olacak kuralları oluşturuyor. Beyin fırtınası
oturumunun başarılı olması için seçilen odanın büyüklüğünün, mobilyaların,
katılımcıların sayısının, profilinin, oturumun süresinin ve konu başlığının
önemi var.
Beyin fırtınası odası nasıl olmalı?
Nasıl dans ederken alana ihtiyacınız varsa, fikir üretirken
de geniş bir alana ihtiyacınız var. Ne kadar geniş ve boş alan o kadar çok
sayıda farklı fikir. Fikir en iyi ayakta üretiliyor oturarak değil. İnsan
ayakta ve hareket halindeyken daha enerjik hissediyor, fikirler de buna paralel
bir şekilde akıyor, kişiler fikirleri değiştirmeye, yenilerini üretmeye,
akıllarına gelen veya konuşulan fikirleri kullanarak yenilerini üretmeye daha
açık oluyorlar. Oda hiç mobilyasız 4 duvar olabilir. Bu durumda duvarları ve
pencereleri renkli post-it'leri yapıştırmak için kullanabilirsiniz.
Odada başka neler olabilir?
Konuşma ortamını teşvik eden araçlardan yararlanabilirsiniz.
Kağıt ve kalem beyin fırtınası oturumunu kayda almak için gereklidir. Not alma
işini sadece bir kişiye bırakmayın, herkes not alsın. Böylece, fikirleri ve
konuşmaları bir kişinin tayin etmesine izin vermezsiniz. Aynı zamanda, birçok
kişi oturumun başından sonuna elindeki kağıt kalemle aktif katılımcı olur.
Oturuma kimler katılmalı?
Beyin fırtınası oturumunun başarısında en belirleyici
faktörlerin başında katılımcılar gelir. Katılımcılar rastgele seçilmemelidir.
Katılan kişilerin konuya farklı perspektiflerle yaklaşan, farklı meslek,
departman, bilgi birikimi ve deneyime sahip kişiler arasından seçilmesi
önemlidir. Oturuma katılan kişiler konuyla ilgili nihai karar vericiler
değildir. Ancak görüşleri teknik, ticari ve son kullanıcı görüşlerini
yansıtması açısından son derece değerlidir. Oturuma davet ettiğiniz kişilere
görüşlerine değer verildiğini, fikirlerinin yeni çıkacak ürünü etkileyeceğini
dile getirin.
İdeal katılımcı sayısı kaç?
Beyin fırtınası oturumuna katılanların sayısı da önemli.
Grubun insanların seslerini duyuramayacakları büyüklükte olmasını istemezsiniz.
Diğer yandan da, grubun belli sayıda insanı biraraya getirmesi de önemlidir;
çeşitli profillerden çeşitli fikirler, çeşit çeşit bakış açılarına ulaşırsınız.
Bu konuda Facebook'un politikası kayda değer: İki pizzanın doyurabileceğinden
büyük bir gruba hayır demeyi öğütler. Bu büyüklük optimum iletişim ve beraber
çalışmanın sağlanması için ideal toplam katılımcı sayısı olarak değerlendirilir.
Konu başlığı ne olmalı?
Konu başlığı ile katılımcıların beynine net bir komut
vermelisiniz. Cevap aradığınız soru ne çok geniş ne de çok dar olmalı. Örneğin;
dünyadaki açlığı nasıl yeneriz? çok geniş bir soru. Ancak, bu sabah kahvaltıda
ne yemeli? diye sorarsanız da çok dar olur. Öyle bir soru olmalı ki, aradığınız
cevaba sizi götürmeli. Bunu yaparken de hayal gücüne olanak vermeli. Ali'nin doğum günü için ne yapalım? yerine
bizi harekete geçirecek ve farklı şeyler düşündürecek şekilde 'Ali'nin en çok
hoşuna gidecek doğum günü kutlaması ne olabilir?' Soru sorma şeklinde, kelime
seçiminde yapılan ufak değişiklikler insanların düşüncelerine ve yaratıcılığına
etki eder.
Nasıl başlamalı?
Beyin fırtınası
oturumuna başlamak oldukça zor olabilir. Kişilerin günlük işlerini,
sıkıntılarını, çözmeleri gereken kişisel veya profesyonel problemleri bir
kenara bırakıp bambaşka bir fikre/soruya/çözüme odaklanmaları zaman alabilir.
Kafaları boşaltmak ve kişileri özgür düşünme ve fikir üretmeye yönlendirmek
için kısa ısınma egzersizlerine başvurabilirsiniz. Scrabbles'a benzer, belli
harflerle kelime türetme oyunları, beraber şiir yazma veya 'kulağı olmayan bir
adama uygun gözlük üretme' gibi çeşitli aktivitelerle kişilerin günlük düşünce
akışlarından uzaklaşmalarını sağlayabilirsiniz. Bunları bir atletin koşmadan
önce ısınma veya esneme hareketleri gibi, beyni oturuma alıştırdığınız
uygulamalar olarak değerlendirebilirsiniz.
Altın Kurallar Neler?
- Kötü fikir yoktur
Kimse kimseyi eleştiremez. Fikirlerle ilgili yorum yapamaz.
Ne kadar saçma, kötü, aykırı, ipe sapa gelmez fikir olursa olsun ortaya atılan.
Amaç; yeni fikirlerin üzerine inşa etmektir. Her yeni fikre sıcak bakar,
üzerinde bir süre çalışır, daha sonra yeni bir fikre geçersiniz.
- Çılgınca fikirleri destekleyin
Belki ele avuca sığmaz, kesinlikle uygulamaya
geçirilemeyecek bir fikir. Kafanızın içinden bir ses 'ÇOK SAÇMA!' diye
bağırıyor. Ancak fikir üzerine düşünüp konuştukça altından hiç düşünülmemiş
farklı fikirlere 'saklı hazinelere' ulaşabilirsiniz. Burada yapmanız gereken
mümkün olduğunca çok yeni fikir üretmektir. Hatta tersten gidip şöyle bir
deneme yapın. Katılımcılardan 'en kötü fikirleri üretmelerini isteyin.' Çok
farklı fikirler duymaya hazır olun.
- Bir kişi konuşur, diğerleri dinler
Bir kişi konuştuğu sürece diğerleri dinler. Herkes bir
ağızdan konuşmaz. Bu şekilde herkes aynı sayfada olur. Birinin konuşması
bitince diğeri o fikrin üzerine konuşmaya farklı açılardan konuyu ele almaya
devam eder. Oturum yöneticisi, katılımcıları alternatif düşüncelere
yönlendirmelidir. Bariz cevapları alternatif havuzunun içinden almalıdır. Bu
sayede, herkes belirgin cevapların ötesinde düşünmeye, konulara farklı
açılardan yaklaşmaya zorlanır.
- Zaman/mekan gibi kısıtlamaları marjinalleştirin
Çevreyi olağandışı hale getirin ki insanlar farklı düşünsün.
Örneğin, bir oyun parkı tasarlamanız istendi. 100 yıl öncesinde veya 100 yıl
sonrasında olduğunuzu hayal ederek tasarıma başlayın. Ya da mekanı tamamen
farklılaştırın, örneğin, oyun parkını Mars'a taşıyın. Deniz altında oyun parkı
tasarlasanız neler gerekirdi düşünün. Peki ya, 10 dolara sizden bir oyun parkı
yapmanızı isteseler ya da tam tersi olsa 1 milyon dolarlık bütçeniz olsa,
neleri farklı yaparsınız?
Oturum ne kadar sürmeli?
Üretken bir oturum en fazla bir saat sürer. Oturum
başlamadan süresinin belirlenmesi en etkili yoldur. Katılımcıların birbirini
tanıdığı hızlı bir beyin fırtınası oturumu 10-15 dakika sürebilir. Hiç
oyalanmadan fikir üretme kısmına geçilir. Ancak ideal bir oturum 45 dakika ila
1 saat sürmelidir. Bu sayede, ilk aşamadaki fikirlerin ötesine geçilmiş, farklı
fikirlerin ortaya çıkmasına imkan verilmiş olur.
Oturum nasıl sonlanmalı?
Beyin fırtınası oturumunu sonlandırdığınızda elinizde iki
şeyin olmasını istersiniz. 1. Sonuç – yani hangi fikrin veya fikirlerin öne
çıktığı; 2. Tüm konuşulanların/fikirlerin kayıt altına alınmış olması. Sonuç
kısmında şunu unutmamak gerekli, beyin fırtınası oturumuna katılanlar ürün veya
problemin çözümüyle ilgili son kararı verecek kişiler değildir. Ancak, oturumu
bitirirken onların görüşlerini almak, en beğendikleri fikri paylaşmalarını
istemek toplantının özetini çıkarmak ve en başarılı fikirleri öne çıkarmak için
önemli olacaktır. En popüler 10 fikri oya sunabilir veya katılımcılardan farklı
renklerle en etkili, en hızlı uygulanabilir veya en masrafsız çözümü
işaretlemelerini isteyebilirsiniz.
En parlak fikirlerin vurgulanması kadar oturumda dile getirilen
tüm fikirlerin kaydedilmesi kritik önem taşır. Kayıt altına almak, not almak,
resim çekmek hatta videoya almakla mümkündür. Toplantıya dahil olmayan karar
vericiler bu notlar üzerinden farklı fikirler çıkarabilirler, toplantı
sırasında konuşulup fazla üstünde durulmayan bir fikirden bambaşka fikirler
üretebilirler veya toplantı boyunca üretilen fikirlerden farklı projeler
üzerinde çalışırken yararlanabilirler.
Beyin fırtınası arama toplantısı değildir
Beyin fırtınası zaman zaman arama konferanslarıyla eş
anlamlı kullanılmakta. Kimi zaman beyin
fırtınası arama konferansının bir bölümünü oluştururken, iki metodun yapılış
amacı ve biçiminde belirgin farklılıklar mevcuttur. Avustralyalı bilim adamı
Fred Emery tarafından geliştirilen arama konferansı ortak akıl yaratmayı
hedefler. Katılımcıların aktif
katılımıyla farklı görüşlerin tartışılmasına, yaratıcı stratejiler
oluşturulmasıyla ortak bir plan geliştirilmesine zemin hazırlar. Beyin
fırtınası oturumlarının aksine arama toplantıları karar vericilerin katılımıyla
gerçekleşir. Beyin fırtınasında olduğu gibi, katılımcıların özgürce fikir
yürütmesi, fikirden fikre atlayıp sürekli yeni fikirler inşa etmesi değil,
inandıkları fikirleri karşılarındakilere anlatmaları ve bu fikirlere ikna
etmeleri gerekir. Toplantı sonunda ortak bir sonuca, karara ulaşmak hedeflenir.
Bu ortak karara ulaşabilmek için herkes konuşur, fikir beyan eder, konular artı
ve eksileriyle tartışılıp kişilerin önerileri doğrultusunda problemlere ortak
çözüm bulunur. Toplantı sonucunda amaç konsensüstür.
Değişim ve gelişim günümüz dünyasında kaçınılmaz. Buna ayak
uydurmak için şirket yapı ve kültürüne en uygun metodu bulup uygulamalı. Beyin
fırtınası da bu metotlardan en önemlisi, aksi halde başka fırtınalar kapınızı
çalacaktır.
Yorumlar
Yorum Gönder